Cómo crear una base de datos de Microsoft Excel

Cómo crear una base de datos de Microsoft Excel

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Resumen:
El término base de datos de Microsoft Excel nunca ha sentado muy bien conmigo desde que mi función principal en el mundo de las TI ha sido en el desarrollo de bases de datos y lo que es utilizado por la fraternidad spreadsheeting es lo que considero una lista de más de glorificado. Sin embargo, en aras de la paz, quiero destacar algunos de los principios que debe seguir en la construcción de lo que se conoce como la base de datos de Microsoft Excel.


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Cuerpo del artículo:
El término base de datos de Microsoft Excel nunca ha sentado muy bien conmigo desde que mi función principal en el mundo de las TI ha sido en el desarrollo de bases de datos y lo que es utilizado por la fraternidad spreadsheeting es lo que considero una lista de más de glorificado. Sin embargo, en aras de la paz, quiero destacar algunos de los principios que debe seguir en la construcción de lo que se conoce como la base de datos de Microsoft Excel.

Repasemos ...

Una base de datos, en esencia, es lo que se considera una colección de información que se relaciona de alguna manera. Por ejemplo, si se ejecuta una empresa y vender un producto que puede tener una base de datos que se limita a enumerar todas las ventas que haya realizado durante un período de tiempo. Almacenar estos datos en una base de datos tendría sentido como la información de la empresa y la venta de un producto está relacionado y, como tal, sería conveniente que la base de datos.

Hay muchos tipos diferentes de bases de datos disponibles, tales como bases de datos de Microsoft Access, bases de datos Oracle, bases de datos MySQL y todo eso pero Microsoft Excel también tiene un formulario de una base de datos conocida como lista de base de datos. La forma de la lista es prácticamente lo mismo que otras bases de datos como los datos se encuentra bajo los encabezados de columna en las filas, pero después de ese punto común, la base de datos de Excel va en su propia dirección. Véase, para buscar datos específicos dentro de una base de datos de Microsoft Excel o en la lista de Excel que no utilizan el lenguaje común de la base de datos de SQL, en realidad utilizar las funciones especialmente escrito. Estas funciones son de encargo escrito por usted y se conocen como criterios.

Entonces, ¿cómo crear una base de datos de Excel ...

Bueno, primero que nada, hay una regla que siempre debe seguir y que es una base de datos por hoja de cálculo Excel. Más y sólo te metas en un montón de problemas. De hecho, si usted necesita tener múltiples bases de datos de Excel en su libro, simplemente poner a cada base de datos de Excel en una hoja aparte.

Lo siguiente que se debe seguir es que su base de datos de las listas de la primera fila debe contener el título de la lista. Esa es la primera fila contiene nombres de campo. Además cada uno de los nombres de los campos debe ser 100% exclusivo. Usted no puede tener dos nombres de campo con el mismo nombre o también tendrá una lista que no funcionará.

La siguiente cuestión que hay que interesa es identificar los nombres de campo. Bases de datos de Excel tienen una regla simple, los nombres de campo o columna deben ser únicos. Ahora, la manera de identificarlos es fácil, sólo tienes que hacer es garantizar los nombres de campo son diferentes tipos de datos, formato, etc patrón para el resto de la base de datos en la lista. Generalmente lo que hago es dar formato a mi nombres de los campos en negrita para satisfacer este requisito.

Una de las reglas más importantes que debe recordar cuando se crea una excelente base de datos es que alrededor de la fila y las columnas de los campos y datos que debe haber una fila en blanco y columna. Lo que esto significa es que usted todavía puede tener un asiento en la parte superior de los campos, pero debe haber una fila en blanco entre el título y los campos, así como a lo largo de la última columna también. La regla de fila en blanco también se aplica a la parte inferior de la lista también.

Al introducir los datos en la lista, cada célula de cada registro debe contener algún valor, incluso si es simplemente en blanco (un valor en blanco todavía se considera un valor) y cada registro debe contener el mismo número de campos. Si no hay datos específicos para un campo que simplemente deje en blanco y pase al siguiente campo.

Asegúrese de que cuando está introduciendo datos en un campo que no tiene espacios antes del texto o al final del texto en el campo. Si tiene espacios, entonces lo que ocurrirá es que la clasificación y búsqueda de datos en la lista se verá comprometida y obtendrá resultados inesperados.

Mayúsculas y caracteres caso de baja en el campo no afectan a las búsquedas o los criterios de ordenación a menos que lo indique expresamente la aplicación de Microsoft Excel es un problema. También puede utilizar fórmulas en una celda si es necesario. Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas de la lista la base de datos de Excel o fuera de la base de datos de Excel.

Tenga en cuenta también que puede editar y dar formato a las células como cualquier otra hoja de cálculo sin embargo la cuestión debe considerar como una prioridad es que los nombres de los campos deben tener un formato diferente al del resto de los datos en la lista de base de datos. Es altamente recomendable que no haya otro tipo de formato en la lista a excepción de las líneas de campo. Esto asegura que no hay errores de cálculo por la aplicación de lo que es un campo de la partida en la base de datos de Excel y lo que no lo es.

Ahora que ha configurado la lista de esta manera seguir estas reglas, que ahora está listo para interrogar a la lista mediante la aplicación de criterios. La manera más fácil que usted puede hacer esto es usando el formulario de cuadro de diálogo. Para entrar en la base de datos de Excel forma que simplemente elegir el menú Datos y, a continuación, elija la forma de en el menú desplegable.

De la forma de base de datos Excel puede simplemente elegir el botón de criterios, escriba los criterios que tiene para sus datos y elija el botón Buscar siguiente y que le llevará al primer registro que satisface los criterios que está buscando. Bases de datos de Excel son particularmente útiles para los datos de resumen que es donde el volumen de registros que tiene en su base de datos no supera 65.536 filas.

Si usted sigue estas reglas para crear una base de datos de Excel se encuentra que las funciones asociadas con la lista de base de datos de Excel funcionará de una manera eficaz y eficiente.